管理和组织计算机文件的9个关键技巧

组织计算机上的文件可能很棘手。如果您不小心，您的文件和文件夹可能会变得杂乱无章，难以导航和查找所需内容。
这就是我们将这些 Windows 文件管理技术组合在一起的原因。计算机文件管理没有完美的方法，但这些技巧将帮助您从混乱中恢复秩序。
1.清除垃圾
您的计算机上很可能有大量不需要的数据。您的第一步应该是找到并删除这些文件，因为组织不需要的文件是没有意义的。清理驱动器以便为新数据腾出空间也很好。
我们的Windows 10 清理指南对于这项任务应该会派上用场。如果您意外删除了某些内容，您始终可以从回收站中将其恢复。
2. 将文件分组到文件夹中
文件夹是良好组织结构的支柱。它们允许您将文件分组到逻辑集合中。
默认情况下，Windows 附带了文档和图片等库，您可以将其用作起点。在文件资源管理器中，右键单击并选择新建 > 文件夹开始创建。
在开始破解之前规划好文件夹结构可能会有所帮助。例如，您想按事件、人物、地点或其他内容拆分“图片”文件夹吗？您希望您的文档将生活和工作分开吗？
您还可以在文件夹内创建文件夹。也就是说，尽量不要使层次结构太深，否则您在尝试查找某些内容时最终会不断地单击文件夹。
3. 创建一致的命名约定
文件夹和文件最好采用一致的命名约定。不用打开也能清楚里面是什么，但也应该比较简洁。
不要忘记文件资源管理器可以向您显示大量重要的元数据。在功能区中，转到“视图”>“添加列” 。您可以在此处添加修改日期、类型和作者等列。这意味着您不一定需要在文件名中包含此信息。
一些一般提示：

当在名称开头使用连续数字时，请在前面添加零（例如 001、002）以帮助排序。
确保您的拼写和语法准确，以便它们正确显示在任何搜索中。
不要使用缩写。它们当时可能有意义，但您可能会忘记它们的含义。

如果您需要一次性重命名大量文件，请使用Bulk Rename Utility等工具。
4.快速访问文件夹和文件
将文件组织到结构化文件夹中固然很棒，但您无需每次想要查找内容时都通过此结构进行导航。Windows有强大的搜索功能。只需打开“开始”菜单，开始输入，它就会扫描您计算机上的所有内容。以下是一些需要了解的 Windows 10 搜索快捷方式和提示。
您可以将经常访问的文件夹固定到“开始”菜单。右键单击并选择“固定到开始”即可执行此操作。另外，将文件夹拖到任务栏上以将其固定在那里。然后，右键单击“文件资源管理器”图标，它将显示在“固定”部分中。

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最后，您可以调整文件资源管理器以更好地了解数据。切换到功能区中的“视图”选项卡。在这里您可以选择不同的排序方式、启用详细信息窗格、更改布局等等。
尝试这些选项，直到找到适合您的选项。您也可以按文件夹更改它们。例如，大图标布局适合照片文件夹，而列表更适合文档。
5.使用云存储提供商
如果您经常与其他人协作处理文件或在笔记本电脑和台式机等设备之间移动，那么不断来回发送文件可能会非常痛苦。您还可能会在不同的位置找到多个文件，例如文档和电子邮件。
克服这个问题的一个好方法是使用免费的云存储提供商。这些服务为您提供数千兆字节的空间来存储数据并在所有设备上同步数据。
像 OneDrive 或 Google Drive 这样的体面服务将直接集成到文件资源管理器中，以便您可以从同一个位置管理所有文件。
6.删除重复项并使用快捷方式
拥有同一文件的多个副本是一个危险的游戏。这不仅浪费存储空间，而且任何更改都不会在它们之间同步。例如，这可能会导致同一文档具有不同版本。
重复可能会意外发生，并且手动查找可能会很痛苦。这就是为什么最好使用像dupeGuru这样的程序，它会扫描您的计算机中的重复文件（文件名和内容），包括对类似文件的“模糊”搜索，然后让您删除它们。
当文件保存在不同的地方时，经常会出现文件的副本。不要这样做。相反，请使用快捷方式。在该文件夹中，右键单击并选择“新建”>“快捷方式”，然后按照向导操作。
7.使用记笔记应用程序
如果您是那种经常需要记下笔记或想法的人，请不要在计算机上留下杂散的文本文件。考虑一下物理便签纸；它们被设计为临时纪念品，而不是永久存储解决方案。您的数字生活也是如此。
考虑使用OneNote、Evernote等笔记应用程序或轻量级笔记替代方案。
大多数这些应用程序都允许您在本地和在线存储。它们主要是为碎片而设计的，并且有自己的组织工具。最好使用这些并将所有内容都放在一处。
8. 必要时存档旧文件
有些人喜欢在计算机上创建一个存档文件夹并将旧文件转储到其中，但这就像将所有内容都隐藏起来一样。适当的存档旨在存储您不再需要定期访问但仍需要保留的文件。它通常与主驱动器分开，您也可以使用速度较慢且更便宜的存储解决方案。
要查找文件的历史记录，请右键单击该文件并选择“属性” 。在这里您可以看到文件的创建、修改和访问时间。
根据文件的修改日期快速将文件分组在一起非常简单。在文件资源管理器中，单击右上角的搜索框，然后使用功能区上的修改日期下拉列表。您可以将此参数与其他搜索字符串结合在一起。例如，您可以搜索最后修改于 2021 年的 DOC 文件。
通常，仅当主驱动器上的存储空间不足时才需要存档。否则，保留旧数据并没有什么坏处，只要它组织得当。
9. 坚持你的组织计划
不要浪费你所有的组织工作。坚持你的计划。通过随机命名文件并将其放在桌面上来快速保存文件可能非常诱人。有很多比桌面更好的方法来存储文件。
如果不坚持下去，您最终会回到开始时的混乱文件中。创建或保存新文件时，请花点时间给它起一个好名字，并将其放在正确的文件夹中。未来的你会感谢你。
自动整理您的文件
这些技巧一定会帮助您为组织文件奠定良好的基础。找不到所需东西的日子已经一去不复返了。您将确切地知道如何找到所需的文件。
【管理和组织计算机文件的9个关键技巧】如果您需要更多帮助，甚至可以使用 PhotoMove 和 TagScanner 等应用程序来自动组织 Windows 文件。